Hot-desking cuando la oficina está en cualquier parte

España es uno de los países con menor índice de flexibilidad laboral en Europa. Una de las consecuencias de este hecho puede ser la inadecuada gestión del talento, pues los empleados que tienen varias ofertas de trabajo se decantarán por los más flexibles…

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Además, es un hecho que la productividad se incrementará si el empleado se encuentra en un puesto de trabajo con condiciones de flexibilidad horaria, espacial y/o jerárquica. De hecho, la flexibilidad laboral está entre los retos empresariales del 2017, pues muchas compañías se están planteando cambiar la metodología de gestión o la filosofía de empresa para implantarla en sus organizaciones.

En relación con la flexibilidad laboral, os contamos qué es el hot-desking, pues es una de las medidas que más se han expandido en Europa y Estados Unidos en lo referente a la flexibilidad del espacio de trabajo.

¿Qué es Hot-desking?

El entusiasmo de los directivos de las empresas por las oficinas “sin territorios” definidos está creciendo, especialmente en Europa, Australia y Nueva Zelanda. También está aumentando en EEUU. Con este nuevo sistema el mundo entero puede ser tu oficina.

Se trata de estaciones de trabajo que utilizan varias personas simultáneamente y que no ocupan grandes espacios. Puede ser un escritorio simple o una zona de trabajo donde los lugares están asignados por tiempo de trabajo. Hot-desking es un tipo de teletrabajo. Suele ser utilizado por autónomos o freelance, o trabajadores que no necesitan estar en un lugar de trabajo fijo porque pasan gran parte del tiempo fuera de la oficina.

Hot-desking viene del concepto de hot-ranking, que se utilizaba por los marines cuando compartían las literas por turnos. Si uno trabajaba, otro aprovechaba para descansar, y cuando el primero volvía, se hacía un relevo.

El término “hot-desking” aparece entre los años 80-90 pero no fue adaptado y expandido hasta hace relativamente poco. Esta política nómada consiste en el alquiler de un local, con varios escritorios, en el que los empleados traen sus ordenadores y documentos. Los documentos y las pertenencias las pueden guardar en un archivador con ruedas, para volver al día siguiente y no cargar siempre con las pertenencias.

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Las mesas se utilizan por varias personas a la vez, que pueden trabajar en áreas y profesiones completamente distintas. Podría decirse que es como una especie de biblioteca-oficina. El trabajador acude a una mesa que haya libre, saca sus cosas, trabaja y se va. Llega otro y hace el mismo procedimiento.

Descubriendo el hot-desking

Según un informe de 2010 de New Ways of Working, basado en un estudio realizado entre 103 organizaciones y entre las que había empresas de la lista Fortune 100, seis de cada diez encuestados admitió estar cambiando los puestos físicos estables por hot-desks.

¿A qué se debe el cambio? Uno de los motivos por el que el concepto de hot-desk está en pleno auge es que las tecnologías lo facilitan. Con un smartphone, un notebook o un ordenador portátil, el mundo entero puede ser la oficina. La necesidad de tener un espacio físico fijo disminuye, según confirman en Regus, uno de los líderes mundiales en soluciones de espacio de trabajo.

Una oficina normal utiliza de promedio a diario tan sólo entre el 30 y el 45 por ciento de su espacio. Con el hot-desking muchas oficinas pueden reducir el espacio que utilizan a la mitad. Regus, fundado en Bruselas, ofrece una red de puntos de hot-desks en 88 países, así como oficinas virtuales y salas de reuniones.”A medida que el concepto de ‘virtual’ se expande, sacar rendimiento económico a la agilidad y cambiar el modo en que trabajamos se convertirá en esencial”, afirma Mark Dixon, presidente de Regus, en un comunicado.

Compañías como Siemens, Procter & Gamble, Microsoft, bancos australianos e incluso abogados londinenses están implantando este sistema. La empresa Yellow Pages ha cerrado incluso sus oficinas en Gran Bretaña y opera desde instalaciones de Regus por todo el país.

El hot-desking es un sistema que encaja de maravilla con los agentes comerciales, que se pasan la mayor parte de su tiempo viajando, pero también funciona con agencias gubernamentales, cuyos empleados a menudo se reúnen con los clientes fuera de la oficina.

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Ventajas del hot-desking:

  • Ahorrar en espacio: hot-desking puede suponer una reducción del 50% del espacio utilizado por las empresas.
  • Ahorrar en costes: No se paga la oficina completa, sino simplemente el lugar de trabajo que se utilice.
  • Mayor comunicación: los trabajadores se comunican con otros de distintos sectores y pueden llegar, incluso, a colaborar en proyectos. Y aunque no siempre sea así, al menos la comunicación entre personas aumenta.

Inconvenientes del hot-desking:

  • Clima laboral más frío: aunque sea algo cómodo el hecho de llegar, trabajar e irte, al día siguiente no sabes dónde vas a tener que sentarte, cuál será tu mesa, ni con quién la tendrás que compartir. No tienes un lugar de trabajo decorado a tu gusto, con tus post-it de colores, tus plantas, tus miles de folios y documentos. Lo que tienes es una mesa vacía, un ordenador y poco más.
  • Pérdida de la motivación: esto tiene que ver con lo anterior, pues si se pierde el vínculo emocional con tu lugar de trabajo, es muy posible que la motivación, o la creatividad, también. No está comprobado que pase siempre, además, las personas que optan por hot-desking no suelen tener tiempo para pararse a pensar si la mesa está decorada o no.
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